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Abstract/Summary
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BACKGROUND: Data about the vaccination status of participants are required in epidemiological cohort studies whenever infection or immunity is considered as potential exposure or outcome. Within Pretest 2 of the German National Cohort (GNC) we therefore investigated the acceptance and feasibility of extracting vaccination status from vaccination certificates provided by the participants of the study. METHODS: This study was conducted in three study centers (Bremen, n = 73; Hamburg, n = 200; Hannover, n = 193). In order to test if an additional reminder would prevent participants from forgetting their vaccination certificates at home persons willing to participate in Pretest 2 were randomly assigned to one of three invitation groups (IG). About one third of the participants received either no further reminder (IG1), a reminder card together with the appointment letter (IG2) or a separate reminder card 4 days before the appointment (IG3). At the study center, vaccination data were scanned or copied and entered into a database using a unique identification number. Participants were also asked to fill in a short questionnaire to assess the completeness of the provided vaccination data. Additionally, in one of the three participating study centers, general practitioners (GP) were asked to provide vaccination data from their records following respective participants’ consent. Finally, we compared the influenza data from the vaccination certificates with the influenza data obtained from participants in Pretest 2 by use of a self-administered questionnaire (ID-Screen). RESULTS: Due to different starting dates of the study the intended reminder procedure was implemented only in Hamburg and Hannover. In Hamburg, significantly more vaccination certificates were submitted by the group which received the reminder card separately 4 days before the examination (IG3) compared to IG1 and IG2 (p = 0.04). In Hannover, in contrast, most vaccination certificates were brought by those who received the reminder card together with the appointment letter. Overall, the use of a reminder card had a positive but not significant effect as 89 % (185/209) of participants who received the reminder card submitted vaccination data versus 81 % (84/104) of participants who did not receive any reminder card (p = 0.06). Of all Pretest 2 participants in Hannover, 62 % (120/193) gave written consent for data collection by the GPs. In total, 114 practices were contacted of which 49 (43 %) sent vaccination data. All in all, 360 vaccination certificates with 5065 documented vaccinations were entered into a database, of which 4830 (95 %) were valid for analysis covering a period from 1946 to 2012. The comparison of influenza vaccination data from vaccination certificates to the remembered data from a self-completed questionnaire showed an agreement of data in 46 % (84/184) of cases (Kappa = 0.48). Influenza vaccinations were underreported in 4 % (7/170) of self-completed questionnaires. CONCLUSION: The reliable documentation of vaccinations within the context of the GNC proved to be feasible and thus recommendable at a large scale within the GNC as participants showed high willingness and compliance in providing available vaccination documents. An additional validation by means of documents provided by physicians seems to be possible for more than a quarter of participants. In order to maximize the likelyhood of participants’ of bringing their vaccination certificates it would be sufficient to send a reminder card together with the appointment letter.
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HINTERGRUND: Daten über den Impfstatus von Teilnehmern in epidemiologischen Studien werden immer dann benötigt, wenn Infektionen oder Immunität als mögliche Exposition oder Outcome betrachtet werden. Wir haben daher die Akzeptanz und Machbarkeit der Impfdatenerhebung durch Erfassung von Impfpässen im Rahmen des Pretest 2 der Nationalen Kohorte untersucht. METHODEN: Die Studie wurde in 3 Studienzentren (Bremen, n = 73; Hamburg, n = 200; Hannover, n = 193) durchgeführt. Um zu testen, ob eine zusätzliche Erinnerung die Bereitstellung der Impfpässe positiv beeinflusst, wurden Personen, die der Teilnahme an Pretest 2 der Nationalen Kohorte zustimmten, einer von drei verschiedenen Erinnerungsgruppen (IG) zugeteilt. Je ein Drittel der Teilnehmer erhielt entweder keine weitere Erinnerung (IG1), eine Erinnerungskarte zusammen mit der Terminbestätigung (IG2) oder eine Erinnerungskarte separat 4 Tage vor dem Untersuchungstermin (IG3). Im Studienzentrum wurden die mitgebrachten Impfpässe unter einem Pseudonym gescannt oder kopiert und in eine Datenbank übertragen. Teilnehmer wurden außerdem gebeten, einen kurzen Fragebogen zur Vollständigkeit der vorgelegten Impfdaten selbstständig auszufüllen. Die Studienteilnehmer in Hannover wurden zusätzlich um das Einverständnis gebeten, Impfdaten über die Hausärzte erheben zu dürfen. Darüber hinaus haben wir die Daten zu Influenzaimpfungen aus den Impfpässen mit den von den Pretest-2-Teilnehmern erinnerten Angaben zu erhaltenen Influenzaimpfungen aus einem Selbstausfüller (ID-Screen) verglichen. ERGEBNISSE: Aufgrund unterschiedlicher Startzeitpunkte der Studie wurde das Erinnerungsverfahren nur in den Studienzentren Hamburg und Hannover wie vorgesehen umgesetzt. In Hamburg wurden signifikant mehr Impfpässe in der Erinnerungsgruppe mit einer separat versendeten Erinnerungskarte 4 Tage vor dem Untersuchungstermin (IG3) mitgebracht, verglichen mit IG1 und IG2 (p = 0,04). In Hannover wurden dagegen die meisten Impfpässe von denjenigen vorgelegt, die die Erinnerungskarte zusammen mit der Terminbestätigung erhielten. Das Versenden einer Erinnerungskarte hat sich, unabhängig davon, ob sie zusammen mit der Terminbestätigung oder separat übermittelt wurde, positiv, jedoch nicht signifikant, auf das Mitbringen der Impfausweise ausgewirkt: Mit Erinnerungskarte haben 89 % (185/209) der Teilnehmer Impfpässe vorgelegt, ohne Erinnerungskarte 81 % (84/104) der Teilnehmer (p = 0,06). Der Datenerhebung über den Hausarzt stimmten 62 % (120/193) aller Pretest-2-Teilnehmer in Hannover zu. Von den 114 angeschriebenen Hausärzten haben 49 Ärzte (43 %) Impfdaten geschickt. 360 Impfpässe mit 5065 Einträgen wurden in eine Impfdatenbank eingegeben. Von diesen sind 4830 (95 %) verwertbar. Die Impfeinträge umfassen den Zeitraum von 1946 bis 2012. Der Vergleich von in den Impfpässen dokumentierten Influenzaimpfungen mit den im Selbstausfüller erinnerten Angaben zeigte eine Übereinstimmung der Daten in 46 % (84/184) der Fälle (Kappa = 0,48). Influenzaimpfungen wurden in 4 % der Fragebögen (7/170) untererfasst. SCHLUSSFOLGERUNGEN: Die hohe Bereitschaft und Zuverlässigkeit der Probanden, ihre Impfpässe vorzulegen, zeigte, dass auf diese Weise eine verlässliche Impfdokumentation im Rahmen der Nationalen Kohorte erfolgen und somit auch in größerem Umfang empfohlen werden kann. Auch erscheint die zusätzliche Validierung über die hausärztliche Dokumentation für über ein Viertel aller Probanden möglich. Um an das Mitbringen der Impfpässe zu erinnern, reicht ein ergänzender Satz in der Terminbestätigung, der standardmäßig eine farbige Erinnerungskarte beigelegt werden sollte.
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